A Gestão Documental no TCU
O Serviço de Gestão Documental - Seged é a unidade do Tribunal responsável pelo arquivamento de processos e documentos.
Todo processo que tramita no Tribunal, da área fim ou meio, encerrado e que tenha cessada sua fase corrente deve ser tramitado para o Seged.
Todo processo encaminhado ao Seged é submetido a rigoroso controle de integralidade física, isto é, terá todas as suas peças conferidas a fim de garantir que todo o conjunto processual esteja reunido, só então estará apto a ficar sob a guarda do Seged.
Os processos sob a guarda do Seged passam por minuciosa análise, classificação e controle da temporalidade (tempo de permanência útil de um documento ou processo nos arquivos setoriais ou no arquivo central de um órgão).
Após esta triagem os documentos seguem para seu destino final, sob a responsabilidade de equipes de trabalho específicas:
- arquivamento provisório (fase intermediária);
- arquivamento definitivo (documentos e processos de guarda permanente);
- descarte (processos que serão encaminhados para fragmentação após aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CAD).
Também faz parte da rotina do Seged, além de outras definidas no art. 12, da Portaria ISC nº 11/2007, prestar informações, possibilitar consultas e fornecer cópias e certidões de documentos mantidos em arquivo, bem como assistir diretamente as unidades do Tribunal na organização dos arquivos setoriais.
Competências e Finalidade do Seged
As competências e finalidade do Serviço de Gestão Documental estão definidas na Portaria ISC nº 11/2007.
O Seged analisa problemas, riscos e oportunidades de melhoria relativos à gestão documental no TCU. Identifica suas causas e propõe soluções em parceria com as unidades envolvidas. Elabora, apoia e acompanha ações de intervenção relacionadas a sua área de atuação e avalia a efetividade da solução proposta.
Além das competências normativas, o Seged busca implementar ações culturais e educativas relacionadas a gestão documental, mantendo permanente contato com outros órgãos e instituições que lidam com a gestão documental, a fim de proporcionar o melhor serviço.
