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"Esta é a terceira versão do manual, publicado inicialmente em 1998 e revisto em 2000.
Diferencia-se das anteriores, pois aborda todo o ciclo de realização desta modalidade de auditoria. Assim, além da atualização dos capítulos dedicados
ao planejamento, execução e elaboração do relatório, incluíram-se orientações gerais sobre a escolha do tema a ser auditado e o monitoramento das deliberações
resultantes da apreciação dos relatórios de auditoria. O controle de qualidade também foi objeto de capítulo específico.
O documento reflete a evolução dos métodos e técnicas empregados pelo TCU,por meio da acumulação de experiência na execução de auditorias operacionais.
Na elaboração deste manual foram consideradas as melhores experiências internacionais sobre o tema, bem como contribuições de profissionais desta Corte.
O manual está alinhado aos padrões de auditoria operacional adotados pela International Organization of Supreme Audit Institutions (Intosai)."
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"O presente roteiro define uma padronização para os relatórios de auditoria, baseada na experiência acumulada em trabalhos realizados. Entretanto, essa padronização não deve ser vista como algo estático, pois os padrões de qualidade na produção de relatórios alteram-se com o tempo, até mesmo para garantir que os documentos técnicos que esta Corte de Contas produz mantenham-se atualizados e compatíveis com o nível tecnológico vigente.
Para que os relatórios sejam úteis e acessíveis é importante que levem em consideração o ponto de vista dos leitores. No caso dos relatórios de planejamento de auditoria, deve-se ter em mente que eles terão tramitação interna, devendo ser direcionados, principalmente, ao Relator da matéria.
Os relatórios de auditoria têm como um de seus objetivos levar ao conhecimento de terceiros o projeto de auditoria proposto, no caso do planejamento, e os achados de auditoria, no caso do relatório de execução. De nada adianta realizar um excelente trabalho de planejamento ou de execução das auditorias, se os relatórios não transmitirem essa excelência. Portanto, o texto deve ser claro e convincente, além de destacar os pontos-chave do trabalho realizado."
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" Em compasso com a preocupação acerca da melhoria do desempenho das instituições públicas federais, o TCU tem intensificado seus esforços para alcançar patamares crescentes de excelência na sua missão de assegurar a efetiva e regular gestão dos recursos públicos, em benefício da sociedade. Um aspecto da maior relevância nesse processo refere-se ao controle de qualidade das auditorias realizadas pelo Tribunal, particularmente aquelas de natureza operacional (ANOp), porque é necessário garantir que as recomendações propostas estejam fundamentadas em metodologias e argumentos sólidos de modo a favorecer sua efetiva implementação por parte dos gestores.
Essa abordagem se justifica pelo fato de que essa espécie de auditoria tem como objetivo identificar oportunidades de melhoria em órgãos e programas governamentais, recomendando medidas cuja implementação agregue valor ao desempenho da ação pública. Mais ainda, o controle de qualidade é essencial para a consolidação da metodologia utilizada nos trabalhos de ANOp, cuja adoção no âmbito do TCU foi grandemente incentivada com a assinatura, pelos governos do Brasil e do Reino Unido, do Projeto de Desenvolvimento de Técnicas de Auditoria de Natureza Operacional em 1998."
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"Uma boa forma de aumentar a efetividade do monitoramento é estruturá-lo sobre um plano de ação, que consiste em um compromisso acordado com os gestores responsáveis pelo órgão ou programa auditado, envolvendo, basicamente, um cronograma em que são definidos responsáveis, atividades e prazos para a implementação das recomendações formuladas pelo TCU.
A elaboração do plano de ação deverá ser realizada pelos gestores do órgão ou programa auditado . Contudo, é interessante que representantes da equipe de auditoria possam acompanhar o processo de construção do plano, de forma a incentivar que as metas sejam desafiadoras, que os prazos sejam realistas, que dificuldades e obstáculos sejam devidamente considerados. Essa interação pode ser viabilizada por meio de reuniões com os gestores, como será visto adiante, no capítulo 3. O resultado esperado desse esforço é que o plano de ação seja exeqüível. "
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"O benchmarking pode ser definido como uma técnica voltada para a identificação e implementação de boas práticas de gestão. Seu propósito é determinar, mediante comparações de desempenho e de boas práticas, se é possível aperfeiçoar o trabalho desenvolvido em uma organização. O benchmarking pode ajudar na identificação de oportunidades de melhorar a eficiência e proporcionar economia".
*O que os outros estão fazendo?
*Como estamos em relação a outras instituições similares?
*Como somos avaliados pelos nossos usuários?
* Em que precisamos melhorar?
*Haverá um meio melhor de realizar o que fazemos?
*Como podemos monitorar nosso progresso?"
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Na auditoria operacional, os indicadores de desempenho (ID) são usados para medir economicidade, eficácia, eficiência e efetividade. Para isso, usam-se indicadores já existentes ou então construídos e calculados pela própria equipe de auditoria. A equipe pode também recomendar a adoção de indicadores como medida que visa contribuir para aperfeiçoar os sistemas de monitoramento e avaliação.
Este documento reflete a experiência do Tribunal de Contas da União (TCU) na análise e construção de ID no exercício da fiscalização da gestão pública. Além disso, atualiza o documento anterior sobre o mesmo tema (BRASIL, 2000a) e complementa informações do Manual de Auditoria Operacional (BRASIL, 2010b). O documento está organizado por temas, que visam destacar as oportunidades de uso de ID em auditorias, como analisá-los e contruí-los.
Um indicador de desempenho é um número, percentagem ou razão que mede um aspecto do desempenho, com o objetivo de comparar esta medida com metas preestabelecidas1.
Deve-se ressaltar que os indicadores de desempenho podem fornecer uma boa visão acerca do desempenho que se deseja medir, mas são aproximações do que realmente está ocorrendo, necessitando, sempre, de interpretação no contexto em que estão inseridos
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"O mapa de processo é a representação de um processo de trabalho por meio de um diagrama contendo a seqüência dos passos necessários à consecução de determinada atividade. Para clareza de exposição, faz-se necessário dizer em que sentido utilizamos o termo processo:
PROCESSO é a maneira pela qual se realiza uma operação.
Assim, pode ser descrita como exemplo de processo a seqüência de tarefas e ações necessárias à aprovação de um pedido de financiamento imobiliário, à aquisição de medicamentos para o Programa de Combate à Tuberculose ou à análise das prestações de contas de convênios firmados pelo Ministério da Educação."
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"A análise RECI é uma ferramenta que ajuda a identificar quem é responsável pelas atividades desenvolvidas, quem as executa, quem é consultado e quem é informado, seja no âmbito limitado de uma equipe de trabalho, seja em relação a um órgão, entidade ou programa.
Por meio da análise RECI é possível:
*estabelecer a responsabilidade pelas decisões e pela execução das atividades;
identificar o tipo ou grau de participação de cada agente (pessoa, órgão ou departamento) em cada decisão;
*tornar mais clara a relação entre as partes envolvidas;
*conhecer a distribuição de poder. "
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"O Marco Lógico é um modelo analítico para orientar a formulação, a execução, o acompanhamento e a avaliação de programas ou de projetos governamentais.
Criado pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID, é um instrumento de planejamento obrigatoriamente adotado por todas as organizações públicas que postulam financiamento junto àquele Banco. O Modelo de Marco Lógico, que, segundo o BID, oferece inúmeras vantagens sobre outros enfoques menos estruturados (BID 1997, p. 66-77), também vem sendo utilizado pela Agência Brasileira de Cooperação, órgão do ministério das Relações Exteriores, na análise de projetos submetidos a sua apreciação."
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"A análise stakeholder consiste na identificação dos principais atores envolvidos, dos seus interesses e do modo como esses interesses irão afetar os riscos e a viabilidade de programas ou projetos. Está ligada à apreciação institucional e à avaliação social, não só utilizando as informações oriundas destas abordagens, mas também contribuindo para a combinação de tais dados em um único cenário.
Stakeholders são pessoas, grupos ou instituições com interesse em algum programa ou projeto e inclui tanto aqueles envolvidos quanto os excluídos do processo de tomada de decisão. Estão divididos em grupos primários e secundários:
*Os grupos primários são aquele mais afetados, tanto positiva (os beneficiários) como negativamente (aqueles realocados involuntariamente);
*Os grupos secundários são os intermediários envolvidos no processo de prestação de serviço."
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Este documento trata da aplicação das técnicas denominadas análise SWOT e Diagrama de Verificação de Risco (DVR), esta conhecida na literatura como Matriz de Probabilidade e Impacto de Risco, destacando as oportunidades de seu uso em auditorias realizadas pelo Tribunal. Além de orientar a aplicação das técnicas e análise de seus resultados, o documento traz, em seus apêndices, exemplos de análise SWOT e do Diagrama de Verificação de Risco. A abordagem utilizada tem referência na literatura especializada e agrega a experiência do TCU na aplicação dessas técnicas em suas auditorias, além disso, o documento está alinhado aos padrões de auditoria adotados pela International Organization of Supreme Audit Institutions (Intosai).
A análise SWOT foi desenvolvida pela escola do design, do grupo de administração geral da Harvard Business School (CHRISTENSEN; BOWER, 1965). O modelo proposto pela escola é a "formulação de estratégia que busque atingir uma adequação entre as capacidades internas e as possibilidades externas" (MINTZBERG; AHLSTRAND; LAMPEL, 2000).
Atribui-se, no entanto, a Sun Tzu, em seu livro A Arte da Guerra, a base do pensamento da SWOT. A análise SWOT integra as metodologias de planejamento estratégico organizacional. A aplicação da técnica, segundo alguns autores, pode ocorrer quando do diagnóstico estratégico, após a definição da missão ou após o estabelecimento de objetivos de uma determinada organização. De qualquer forma, deve ser aplicada anteriormente à formulação estratégica de ação.
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"De um modo geral, as equipes de auditoria passam uma grande parte do seu tempo de trabalho falando com pessoas: apresentando a si mesmas e os objetivos da auditoria, fazendo perguntas sobre procedimentos, rotinas e sistemas, discutindo achados, informando sobre o progresso e o encerramento de auditorias e resumindo observações e recomendações. Para tanto, é essencial que os seus membros desenvolvam a habilidade de entrevistar pessoas, aprendendo, para isso, as técnicas apropriadas.
A prática de entrevistar pessoas não é tema trivial, como pode parecer à primeira vista, pois uma boa entrevista exige planejamento, condução apropriada e registro adequado. Nesse sentido, este texto explora, basicamente, a prática das entrevistas voltadas para a realização de trabalhos de auditoria, sendo, portanto, de utilização específica. "
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"Para que os relatórios atinjam os seus objetivos, é importante que seus argumentos sejam apresentados de forma clara e convincente, dando-se o devido destaque aos seus pontos-chave. As técnicas de apresentação de dados descritas neste documento têm como objetivo justamente auxiliar as equipes de auditoria a dar esse destaque de um modo ao mesmo tempo tecnicamente rigoroso, para que as informãções não sejam distorcidas, e visualmente atrativo, à medida que os principais achados e conclusões são facilmente identificados."
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"Este trabalho tem como objetivo permitir que os AFCEs-CE tomem contato com os princiais conceitos e métodos empregados pelas modernas técnicas de amostragem, para que possam estruturar melhor os trabalhos de campo cujo propósito seja determinar, p. ex., se os cadastros ou sistemas de controle das unidades juridicionadas são confiáveis, se as políticas públicas federais estão alcançando os resultados que lhe deram origem ou se as eventuais insuficiências de desempenho são aleatórias ou sistemáticas."
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"Pesquisa (survey) é uma estratégia metodológica que permite obter informações de caráter quantitativo e qualitativo relacionadas, entre outros, a aspectos operacionais e gerenciais de um objeto de auditoria. Com frequência, é utilizada em conjunto com estudos de caso como suporte para as análises de caráter qualitativo, típicas dessa última estratégia.
Questionário é o formulário de perguntas usado em pesquisas, para obter informações de forma padronizada sobre grande número de unidades de pesquisa.
O que distingue a aplicação de um questionário de uma entrevista é que, ao aplicá-lo, mesmo pessoalmente, o pesquisador não tem possibilidade de ajustar, alterar ou adicionar novas perguntas durante o processo de aplicação."
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"A observação direta é uma técnica de coleta de dados que utiliza os sentidos para compreender determinados aspectos da realidade. Não consiste apenas em ver e ouvir, mas também em examinar fatos ou fenômenos que se desejam estudar. Ajuda a identificar e obter provas a respeito de situações sobre as quais os indivíduos não têm consciência, mas que orientam seu comportamento (MARCONI; LAKATOS, 1990).
Nas auditorias, observação direta é um método de coleta de informação contextualizada sobre a forma de funcionamento do objeto auditado (BRASIL, 2010) A técnica de observação direta permite realizar essa tarefa de forma sistemática e estruturada, valendo-se de roteiros para registro das observações."
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